Para qué sirve este papel
Un inventario digital no fracasa porque el software esté mal. Fracasa
porque alguien deja de capturar y a las tres semanas ya nadie le cree al
número. Por eso lo que se vigila la primera semana no son las funciones:
es si la gente lo usa y si el número dice la verdad.
Cada apuesta de abajo está escrita para poder perderse. Si no se puede
decir con qué dato quedaría desmentida, no es una apuesta: es un deseo.
Las tres apuestas
El orden es de riesgo, no de importancia. La primera se
lleva el peso porque si ésa falla, las otras dos dejan de significar
algo: un inventario sin captura no tiene exactitud que medir ni compra
que sugerir.
01
El mostrador captura
Mata el proyecto
- Creemos que
-
registrar una salida —buscar, Enter, cantidad, Enter—
es más rápido que anotarla en el cuaderno, así que quien está en el
mostrador la va a capturar aunque tenga cliente enfrente.
- Lo sabremos si
-
al quinto día, las salidas registradas
cuadran con los tickets del día. Meta:
9 de cada 10.
- De dónde sale
-
Tablero › Movimientos de hoy, contra el
corte de caja. Son dos números y treinta segundos.
- Si falla
-
el problema no es el sistema: es el momento de la venta. Hay
que ir a ver contra qué compite la captura cuando hay tres personas
esperando — y si hace falta, mover la computadora de lugar antes de
tocar una línea de código.
02
El número dice la verdad
Se corrige
- Creemos que
-
la carga inicial del catálogo quedó bien, y el primer conteo
cíclico va a dar más de 90% de
exactitud.
- Lo sabremos si
-
a los siete días se abre un conteo de
clase A —son pocas claves, las que más dinero mueven— y el sistema
reporta el porcentaje solo al cerrarlo.
- De dónde sale
-
Conteos › Abrir conteo › clase A. Al
cerrarlo, el aviso trae la exactitud y el folio del ajuste.
- Si falla
-
debajo de 80% el problema es la
carga inicial, no el uso diario. Se recarga el catálogo
antes de seguir: arrastrar un mal arranque tres meses sale mucho más
caro que repetir la importación una tarde.
03
Le sirve al dueño
Se pregunta
- Creemos que
-
la lista de Qué pedir va a cambiar al menos una decisión de
compra en el primer mes. No calcula con el mínimo capturado: mide lo
que de verdad salió en 90 días y lo cruza con los días de entrega de
cada proveedor.
- Lo sabremos si
-
esto no se mide, se pregunta: ¿pediste algo que no ibas a
pedir? ¿dejaste de pedir algo que ya tenías decidido? Una clave y un
monto bastan como respuesta.
- De dónde sale
-
de la conversación, no de la pantalla. Anotar la clave, el
proveedor y el importe de la decisión que cambió.
- Si falla
-
si nadie abre la pantalla, el cálculo está bien y el momento está
mal. Hay que llevar el número a donde ya se decide la compra
—el lunes con el proveedor al teléfono— en vez de esperar que
alguien vaya a buscarlo.
Cálalo
La primera semana no es para admirarlo: es para tratar de romperlo.
Nadie va a encontrar los huecos mejor que quien lo usa con un cliente
enfrente. Esto es lo que te pedimos a ti, que lo vas a manejar:
-
Busca como pide un cliente difícil
Con guiones, con el número de otra marca, con el código de la caja
—6T40, 09G—. Si el
sistema no la encuentra, el mostrador tampoco.
-
Vende algo que no hay
Te tiene que detener y decirte en qué almacén sí hay. Si te deja
pasar, es lo primero que Alan necesita saber, ese mismo día.
-
Equivócate a propósito
Guarda una salida y deshazla desde el aviso; luego cancela otra desde
Movimientos. Las existencias tienen que regresar exactas, sin ayuda.
-
Abre un conteo de clase A
Camina el anaquel con el teléfono, captura lo que hay y cierra. El
porcentaje de exactitud que salga es el primer dato real del negocio.
Anota lo que te estorbe sin pulirlo —un audio basta— y mándaselo a
Alan. Lo que no se dice la primera semana cuesta el triple arreglarlo en la
tercera.
Lo que no vamos a medir todavía
Tres reportes que ya existen y que conviene no mirar el primer mes.
Necesitan historia real para significar algo; leerlos antes sólo produce
ruido y decisiones con mal fundamento.
-
Margen por clave
Se calcula sobre el costo promedio, y ese promedio apenas se está
formando con las primeras compras.
-
Rotación
Cuenta vueltas al año. Con dos semanas de datos, cualquier número
que salga es una extrapolación.
-
Dinero quieto
Marca lo que no sale hace 180 días. Al arrancar, todo lleva
cero días de movimiento.